Polityka prywatności

POLITYKA PRYWATNOŚCI PLATFORMY SHOP.GODAN.PL

Niniejsza Polityka Prywatności obowiązuje od dnia jej opublikowania na Platformie, chyba że przy publikacji wskazano późniejszy termin wejścia w życie.

1. Administrator danych

Administratorem danych osobowych przetwarzanych w związku z korzystaniem z Platformy shop.godan.pl jest:

GODAN Spółka Akcyjna
ul. Atlasowa 17, 02-437 Warszawa
KRS: 0000584770
NIP: 5223046800
REGON: 363119949

W sprawach dotyczących ochrony danych można kontaktować się z GODAN pod adresem bok@godan.pl.

Kontakt z Inspektorem Ochrony Danych:
Szymon Racinowski
e-mail: sz.racinowski@godan.pl
tel.: +48 505 191 947

2. Kogo dotyczy Polityka

Polityka dotyczy danych osób fizycznych korzystających z Platformy, w szczególności:

  1. przedsiębiorców prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą;
  2. reprezentantów Kupujących;
  3. pracowników i współpracowników Kupujących;
  4. osób wskazanych jako osoby kontaktowe albo odbiorcy przesyłek;
  5. osób kontaktujących się z GODAN;
  6. osób zapisanych do newslettera.

Dane dotyczące samej osoby prawnej lub spółki, które nie pozwalają zidentyfikować osoby fizycznej, nie stanowią danych osobowych w rozumieniu RODO.

3. Jakie dane przetwarzamy

W zależności od sposobu korzystania z Platformy GODAN może przetwarzać:

  1. imię i nazwisko;
  2. firmowy adres e-mail;
  3. numer telefonu;
  4. stanowisko lub funkcję;
  5. nazwę firmy, NIP, REGON, KRS, numer VAT UE i dane działalności, w zakresie w jakim stanowią dane osobowe;
  6. adres siedziby, dostawy i rozliczeń;
  7. dane dotyczące Zamówień, zakupów, płatności i rozliczeń;
  8. informacje o limitach kupieckich i historii współpracy;
  9. dane dotyczące reklamacji i korespondencji;
  10. dane związane z Kontem i nadanymi uprawnieniami;
  11. adres IP, identyfikatory sesji, dane urządzenia oraz logi systemowe;
  12. informacje o udzielonych lub wycofanych zgodach;
  13. dane gromadzone za pomocą plików cookies i podobnych technologii – odpowiednio do rodzaju cookies i udzielonych zgód;
  14. dane niezbędne do obsługi płatności elektronicznej, przekazywane pomiędzy GODAN a operatorem Przelewy24 w zakresie koniecznym do realizacji transakcji.

4. Cele i podstawy przetwarzania

4.1. Założenie i prowadzenie Konta oraz zawieranie i wykonywanie umów

W przypadku gdy osoba, której dane dotyczą, jest stroną umowy, podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO.

Jeżeli osoba działa jako pracownik, przedstawiciel lub osoba kontaktowa Kupującego, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes GODAN oraz Kupującego polegający na zawarciu i prawidłowym wykonaniu współpracy handlowej.

4.2. Realizacja Zamówień i dostaw

Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b lub lit. f RODO.

4.3. Obsługa płatności elektronicznych

Jeżeli Kupujący wybiera płatność przez Przelewy24, dane niezbędne do realizacji płatności są przetwarzane w celu wykonania umowy, na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b RODO, a także – w zakresie dotyczącym przedstawiciela lub pracownika Kupującego – na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

Operator Przelewy24 może przetwarzać dane jako odrębny administrator w zakresie wynikającym z przepisów prawa oraz własnych usług płatniczych. Szczegółowe informacje są udostępniane przez operatora w jego serwisie i podczas procesu płatności.

4.4. Rozliczenia, fakturowanie, KSeF i obowiązki księgowe lub podatkowe

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. c RODO – wykonanie obowiązku prawnego.

4.5. Reklamacje, obsługa posprzedażowa i korespondencja

Podstawą jest odpowiednio art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO.

4.6. Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO.

4.7. Zapobieganie nadużyciom i zapewnienie bezpieczeństwa Platformy

Podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO – prawnie uzasadniony interes polegający na zapewnieniu bezpieczeństwa systemów, Kont i transakcji.

4.8. Marketing bezpośredni niewymagający zgody na określony kanał komunikacji

Podstawą może być art. 6 ust. 1 lit. f RODO, z uwzględnieniem prawa osoby do wniesienia sprzeciwu.

4.9. Newsletter i marketing przy użyciu środków komunikacji elektronicznej

GODAN korzysta z takich kanałów wyłącznie przy spełnieniu warunków wynikających z obowiązujących przepisów i po uzyskaniu wymaganych zgód. W zakresie, w którym przetwarzanie danych opiera się na zgodzie, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

4.10. Analityka i marketing oparty na niekoniecznych cookies

Na dzień publikacji Polityki Platforma może korzystać wyłącznie z cookies technicznie niezbędnych do jej działania, w tym cookies sesyjnych i związanych z logowaniem, koszykiem, bezpieczeństwem oraz utrzymaniem sesji.

Jeżeli GODAN uruchomi w przyszłości narzędzia analityczne, w szczególności Google Analytics, albo inne narzędzia wykorzystujące niekonieczne cookies lub podobne technologie, zostaną one uruchomione dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika. Informacje o konkretnych dostawcach i narzędziach będą dostępne w panelu ustawień cookies.

W zakresie, w którym przetwarzanie danych przez takie narzędzia opiera się na zgodzie, podstawą jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO.

5. Czy podanie danych jest obowiązkowe

Podanie danych niezbędnych do utworzenia Konta, zawarcia umowy, realizacji Zamówienia albo płatności jest dobrowolne, ale bez ich podania wykonanie tych czynności może być niemożliwe.

Udzielenie zgody marketingowej lub zgody na niekonieczne pliki cookies jest dobrowolne i nie stanowi warunku dokonania zakupu ani utrzymywania Konta.

6. Skąd pozyskujemy dane

Dane mogą pochodzić:

  1. bezpośrednio od osoby, której dotyczą;
  2. od Kupującego będącego jej pracodawcą, zleceniodawcą lub kontrahentem;
  3. od osoby upoważnionej do zarządzania Kontem Kupującego;
  4. z publicznie dostępnych rejestrów, w szczególności CEIDG, KRS, VIES oraz odpowiednich rejestrów zagranicznych;
  5. z systemów wykorzystywanych do obsługi dotychczasowej współpracy z Kupującym.

7. Odbiorcy danych

Dane mogą być przekazywane podmiotom, które są niezbędne do prowadzenia Platformy i realizacji współpracy, w szczególności:

  1. dostawcy oprogramowania Platformy – CStore S.A.;
  2. dostawcom infrastruktury IT, hostingu, kopii bezpieczeństwa i usług serwisowych;
  3. dostawcom systemów ERP i systemów obsługi przedsiębiorstwa;
  4. przewoźnikom, firmom kurierskim i operatorom logistycznym;
  5. operatorowi płatności Przelewy24 oraz podmiotom uczestniczącym w obsłudze wybranej metody płatności;
  6. bankom;
  7. dostawcom usług księgowych, prawnych, audytowych i windykacyjnych;
  8. dostawcom usług poczty elektronicznej i komunikacji;
  9. dostawcom narzędzi analitycznych lub marketingowych – wyłącznie odpowiednio do wybranych przez użytkownika ustawień i zgód;
  10. organom publicznym uprawnionym do otrzymania danych na podstawie prawa, w tym organom podatkowym oraz systemom publicznym wykorzystywanym do rozliczeń i fakturowania.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy technologii wykorzystywanych przez GODAN mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.

Jeżeli dochodzi do takiego transferu, GODAN zapewnia podstawę wymaganą przez RODO, w szczególności decyzję Komisji Europejskiej stwierdzającą odpowiedni poziom ochrony albo odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne.

Jeżeli zostanie uruchomione narzędzie analityczne lub marketingowe powodujące transfer danych poza EOG, informacja o takim transferze i jego podstawie będzie dostępna w panelu ustawień cookies lub odpowiedniej informacji o danym narzędziu.

9. Okres przechowywania danych

Dane są przechowywane nie dłużej, niż jest to konieczne dla celu, w którym zostały zebrane.

Dane związane z realizacją umów przechowywane są przez czas współpracy, a następnie przez okres niezbędny do rozliczenia umowy oraz do upływu terminów przedawnienia roszczeń.

Dokumenty objęte obowiązkami księgowymi lub podatkowymi przechowywane są przez okres wymagany przez przepisy.

Dane Konta są przetwarzane przez okres jego funkcjonowania, a po zamknięciu w zakresie niezbędnym do wykonania obowiązków prawnych oraz dochodzenia lub obrony roszczeń.

Dane wykorzystywane na podstawie zgody są przetwarzane do jej wycofania lub wcześniejszego ustania celu przetwarzania.

Dane przetwarzane w celu marketingu bezpośredniego na podstawie prawnie uzasadnionego interesu są przetwarzane do czasu skutecznego wniesienia sprzeciwu.

Logi bezpieczeństwa mogą być przechowywane przez okres uzasadniony potrzebą ochrony Platformy oraz analizowania incydentów.

10. Prawa osób

Na zasadach określonych w RODO osobie, której dane dotyczą, może przysługiwać:

  1. prawo dostępu do danych;
  2. prawo otrzymania kopii danych;
  3. prawo sprostowania danych;
  4. prawo usunięcia danych;
  5. prawo ograniczenia przetwarzania;
  6. prawo do przenoszenia danych;
  7. prawo wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
  8. prawo wniesienia w każdym czasie sprzeciwu wobec marketingu bezpośredniego;
  9. prawo wycofania zgody bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem.

Żądania dotyczące danych można kierować na adres GODAN lub bezpośrednio do Inspektora Ochrony Danych.

11. Skarga do organu nadzorczego

Osoba, która uważa, że jej dane są przetwarzane niezgodnie z przepisami, może złożyć skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

12. Zautomatyzowane podejmowanie decyzji

GODAN nie podejmuje wobec Użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby wobec osoby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nią wpływały.

Indywidualne ceny, rabaty, limity lub warunki handlowe mogą być prezentowane w Platformie automatycznie na podstawie warunków przypisanych wcześniej danemu Kupującemu w systemach GODAN.

13. Pliki cookies i podobne technologie

  1. Platforma korzysta z plików cookies i podobnych technologii.
  2. Cookies mogą być wykorzystywane jako:
    1. niezbędne – potrzebne do funkcjonowania Platformy, logowania, bezpieczeństwa, koszyka, utrzymania sesji i realizacji żądanej przez użytkownika usługi;
    2. funkcjonalne – służące zapamiętywaniu dodatkowych preferencji;
    3. analityczne – pozwalające mierzyć sposób korzystania z Platformy;
    4. marketingowe – wykorzystywane do pomiaru lub prowadzenia działań reklamowych.
  3. Cookies inne niż niezbędne są uruchamiane dopiero po uzyskaniu wymaganej zgody użytkownika.
  4. Na dzień publikacji Polityki Platforma może nie korzystać z cookies analitycznych ani marketingowych. Jeżeli takie narzędzia zostaną wdrożone, panel ustawień cookies zostanie odpowiednio uzupełniony.
  5. Jeżeli zostanie wdrożony Google Analytics albo podobne narzędzie analityczne, użytkownik będzie mógł wyrazić lub odmówić zgody przed jego uruchomieniem.
  6. Użytkownik powinien mieć możliwość:
    1. zaakceptowania wszystkich cookies;
    2. odrzucenia cookies niekoniecznych;
    3. wyboru poszczególnych kategorii;
    4. zmiany swojej decyzji w dowolnym momencie.
  7. Aktualna lista cookies, ich dostawców, celów i okresów działania powinna być dostępna w panelu „Ustawienia cookies”, jeżeli Platforma korzysta z cookies wymagających takiej informacji lub zgody.

14. Newsletter

  1. Zapisanie się do newslettera jest dobrowolne.
  2. Zgoda na otrzymywanie newslettera nie jest warunkiem założenia Konta ani złożenia Zamówienia.
  3. Każda wiadomość marketingowa powinna umożliwiać łatwe zrezygnowanie z dalszego otrzymywania takich informacji.
  4. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem wcześniejszego przetwarzania.

15. Bezpieczeństwo

GODAN stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych przed przypadkowym lub bezprawnym zniszczeniem, utratą, zmianą, nieuprawnionym ujawnieniem lub dostępem.

Dostęp do danych jest ograniczony do osób i podmiotów, które potrzebują go do realizacji określonych zadań.

16. Naruszenia ochrony danych

W przypadku wystąpienia naruszenia ochrony danych GODAN podejmuje działania wymagane przez RODO, w tym dokonuje oceny ryzyka dla praw i wolności osób.

Naruszenie jest zgłaszane organowi nadzorczemu albo osobie, której dane dotyczą, wyłącznie w przypadkach, w których RODO wymaga takiego działania.

17. Zmiany Polityki Prywatności

Polityka może zostać zmieniona w szczególności z powodu zmian przepisów prawa, sposobu działania Platformy, uruchomienia nowych funkcjonalności, nowych metod płatności lub nowych technologii.

Aktualna wersja Polityki jest zawsze dostępna na Platformie wraz z informacją o dacie jej publikacji lub ostatniej aktualizacji.